Lean-Management mit Teams umsetzen (Teil 2)

Der Hauptzweck von Lean Management ist die Wertsteigerung durch Optimierung der Ressourcen. Die Grundsätze dieser Methode zielen auf die Schaffung eines stabilen Arbeitsablaufs ab - auf der Basis der tatsächlichen Anforderungen. Wie in unserem letzten Artikel beschrieben, sind Meetings eine der grössten Zeitschleudern im Business. Für unsere wöchentlichen Teammeetings haben wir deshalb mit Hilfe des Microsoft Planners eine Art Kanban-Board geschaffen. Dieser Aufbau ermöglicht es uns, Besprechungen sinnvoll zu strukturieren.

Auf Basis unseres Boards haben wir einen festen Ablauf für die Meetings etabliert, der uns erlaubt den Fokus im Meeting unter Berücksichtigung der begrenzten Meeting-Zeit auf die richtigen Elemente zu setzen. Bevor wir den Ablauf vorstellen ist es wichtig, dass alle Aufgaben (Tasks) richtig gepflegt, zugeordnet und terminiert sind.

Jeder Task der erfasst wird, enthält folgende Felder, die Gepflegt werden sollten:

• Titel

  Um was handelt es sich konkret? Es ist wichtig einen sprechenden Titel für den Task zu wählen.

• Zuweisung

  Wer arbeitet an dem Task? Der Task kann mehreren Personen aus dem Team zugewiesen werden. Wichtig ist immer zu klären, wer im Lead ist.

• Bucket

  Welchem Bucket ist der Task zugewiesen? Wie im letzten Blog beschrieben, besteht unser Board aus Buckets und diese dienen einer grundsätzlichen Übersicht über die Tasks.

• Status

  Es gibt im Planner folgende drei: nicht begonnen, in Arbeit, erledigt. Grundsätzlich werden nur Tasks auf erledigt gesetzt, die sich im Final Check / Erledigt Bucket befinden.

• Priorität

  Im Planner kann zwischen folgenden Prioritätsstufen unterschieden werden: Dringend, Wichtig, Mittel und Niedrig. Es ist wichtig die Tasks zu priorisieren, damit alle Teammitglieder wissen, an welchen Tasks zuerst gearbeitet werden muss.

• Startdatum

  Ab wann soll der Task bearbeitet werden? Vor allem bei periodisch wiederkehrenden Tasks, ist es hilfreich auch ein Startdatum zu setzen, damit diese frühzeitig in den Fokus rücken. Ausserdem ist die Visibilität über die Dauer der Bearbeitung hilfreich.

• Fälligkeitsdatum

  Wann ist der Task, ein Update des Tasks oder eine Zwischentätigkeit im Task fällig? Durch das Fälligkeitsdatum werden die Tasks, welche fällig sind visibel und können entsprechend gefiltert werden.

• Notizen

  Hier werden alle wichtigen Informationen für die Bearbeitung des Tasks oder Auftrags erfasst.

• Checkliste

  Wenn ein Task aus mehreren Aufgaben besteht, ist die Checkliste optimal, um den Fortschritt mitverfolgen zu können – und es gehen keine Zwischenschritte vergessen.

• Anlagen

  Jedem Task können Links und Dokumente angefügt werden. Idealerweise sind diese verlinkt und können direkt aus dem Task abgerufen werden. So muss während des Meetings nicht nach Dokumenten gesucht werden, sondern diese werden direkt aus dem Task abgerufen.

• Kommentare

  Dies ist das wichtigste Kommunikationsmittel im Planner. Wir schreiben bei jedem Update einen Kommentar, damit der Fortschritt sichtbar und nachvollziehbar bleibt. So können im Weekly Meeting nur noch die wichtigsten Punkte besprochen werden.

Wenn alle Tasks nun so gepflegt werden, haben wir die Grundlage für unseren Ablauf:

• Austausch

  Zu Beginn des Meetings tauschen wir uns kurz aus – dabei darf auch das Wohlbefinden des Teams nicht fehlen.

• Wichtige Informationen

  Nach dieser kurzen Runde werden allgemeine Infos geteilt, die nicht spezifisch zu einem Task gehören.

• Laufende Aufgaben

  Dann werden Updates zu permanenten Tasks im Bucket «laufende Aufgaben» besprochen und entsprechend in den Kommentaren erfasst.

• Final Check

  Danach wird der Bucket «Final Check/Erledigt» durchgegangen und gemeinsam der Status auf abgeschlossen gesetzt. So sehen alle Teammitglieder was in der aktuellen Woche erledigt wurde.

• Priorität

  Im nächsten Schritt wird der erste Filter gesetzt: Priorität Hoch. Es werden alle Tasks mit dieser Priorisierung eingeblendet und dieser Reihe nach besprochen – Updates und Entscheidungen werden als Kommentar erfasst und ergänzt.

• Termin

  Weiter filtern wir nach Tasks, die für diese und danach die nächste Woche terminiert sind und gehen diese durch. Das Besprochene wird, wie davor auch in den Kommentaren erfasst und teile davon schon erledigt sind, entsprechend in der Checkliste markiert.

• Neue Tasks

  Weiter schauen wir alle Tasks an, die Neu in der vorgängigen Woche eingetragen wurden. Diese werden gemeinsam terminiert und in den entsprechenden Bucket verschoben.

• Varia

  Wenn diese Tasks besprochen wurden und noch Zeit übrig bleibt, werden die restlichen Tasks, angeschaut und beispielsweise Tasks aus dem Backlog zugeordnet und terminiert.

Mit diesem System, verkürzen sich interne, operative und strategische Meetings deutlich. Bei fernao somnitec hat sich ein Top-Down-Ansatz ergeben. Unsere Geschäftsleitung arbeitet mit diesem Ansatz seit der Einführung von Microsoft Teams und nachdem sich der Ablauf bewährt hatte, wurde der Planner schrittweise auch in weiteren Teams so aufgebaut.

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